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Muchas veces en la vida del autónomo, se llega al compromiso con el cliente, que este último costeará determinados gastos de la actividad independientemente de los honorarios, estos gastos pueden ser por ejemplo la gasolina, el alquiler de un coche, las dietas, billetes de avión….

Y dado que los está pagando el cliente no computan como gastos deducibles de la actividad profesional del autónomo, lo cuál provoca cierta complicación a la hora de saber cómo se deben incluir a la hora de emitir las facturas o declarar el IRPF.

Vamos a poner un ejemplo, supongamos que cierto autónomo ha acordado con su cliente que éste le va a pagar los siguientes gastos:

                                               Base     Tipo IVA   Importe IVA   Importe Total

                  Restaurante          40                8                   3,2               43,2

                  Gasolina                 60              18                 10,8               70,8

                  Libro                      20                 4                   0,8               20,8

                  Total                  120                                    14,8            134,8

El autónomo en esta situación puede pensar en emitir una factura por el importe exacto de los gastos (con sus IVA,s correspondientes). Y cada trimestre, declarar el IVA que habíamos pagado y el que cliente nos había pagado a nosotros.

El problema es que los autónomo NO PODEMOS HACER FACTURAS CON TIPOS DE IVA REDUCIDO. El IVA de nuestras facturas SOLO PUEDE SER DEL 18% (o el 5% si tributamos IGIC).

Entones, hay dos formas de pasar al cliente los gastos:

1) Mediante un SUPLIDO (o una PROVISIÓN): Se definen como «anticipos que se hacen por cuenta y cargo de otra persona con ocasión de mandato o trabajos profesionales». El suplido tiene que cumplir los siguientes requisitos:

• Tratarse de sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente mediante la factura expedida a cargo del destinatario.
• El pago debe hacerse en virtud de un mandato expreso, verbal o escrito del propio cliente por cuya cuenta se actúe.

En relación con los profesionales, se establece que los suplidos deben constar en el libro obligatorio (Excel, Open oficce), con el siguiente sistema de anotación:

• Número de anotación.
• Naturaleza de la operación (provisión o suplido).
• Fechas en que las provisiones o suplidos se hubieran producido o pagado.
• El importe de los mismos.
• El nombre y apellidos o denominación social del pagador de la provisión o perceptor del suplido (el cliente).
• El número de factura o documento equivalente o sustitutivo en el que se refleje la operación y si no existe obligación de emisión de factura, los fondos y suplidos se numerarán correlativamente anotándose en el libro registro el número que corresponda a cada caso.

De esta forma se evita a toda costa la imposición personal tanto como gasto deducible o como ingreso computable.

Al cliente se le pasará un documento, con los importes exactos de los gastos, con IVA incluido (sea de un 4, 7 ,8, 16 o 18) y las facturas que están a su nombre. En el ejemplo sería:

                                               Base      Tipo IVA     Importe IVA   Importe Total

                    Restaurante       40               8                 3,2                   43,2

                    Gasolina              60             18                10,8                  70,8

                    Libro                    20               4                 0,8                   20,8

                    Total                120                                14,8                134,8

El importe de la operación  no se incluirá en la base imponible de IVA. El colaborador NO DECLARA NI EL IVA QUE HA PAGADO NI EL QUE RECIBE DEL CLIENTE. El colaborador es un mediador, el gasto es del cliente.

2) Con una FACTURA. Entonces, debemos mantener la base imponible y calcular el 18% de todo (si facturamos con IVA, el 5% si es con IGIC)). En el ejemplo:

                                              Base            Tipo IVA        Importe IVA   Importe Total

                      Restaurante      40                18                            7,2               47,2

                      Gasolina            60                18                           10,8               70,8

                      Libro                  20                18                             3,6               23,6

                     Total               120                                                21,6            141,

En este caso, el IVA (IGIC) es desgravable. SE DECLARA TANTO EL IVA QUE RECIBES DEL CLIENTE COMO EL QUE PAGAS por el restaurante, la gasolina y el libro.

En las declaraciones trimestrales se resuelven los desajustes que parece haber en este modelo. El cliente se desgravaría el % que haya pagado de más y el autónomo tendría que deshacer de él. Así es nuestro amigo el IVA, qué majo…

¿Pero cómo elegir una u otra forma?

Como en tantas otras ocasiones…depende…. si bien, a mi entender, en la mayoría de los casos es más fácil optar por la fórmula de emitir un suplido, sin embargo en algunos casos, como la compra de un billete de avión (que es nominal), la forma adecuada es emitir la correspondiente factura al cliente.

Agradecimientos

La mayoría de esta información la facilitó en su momento Raquel Álvarez que trabaja en Genea Consultores y al departamento de tutorización  nuevas empresas de la Cámara de Comercio de Santa Cruz de Tenerife. Muchas gracias a las dos :)