Si formas parte de un equipo de trabajo, seguro que os habéis planteado más de una vez lo siguiente: ¿Cómo planificarnos semanalmente? ¿Cuáles son las tareas más prioritarias a realizar?
Bien, pues partamos de las siguiente premisas:
- Un equipo es un grupo de personas que se coordinan para lograr un objetivo común.
- Para lograr ese objetivo se definen una serie de tareas concretas.
- Dado que los recursos (tiempo y dinero) que se tienen son limitados, se hace necesario priorizar estas tareas.
Para gestionar esta situación os recomiendo que utilicéis alguna de las aplicaciones que indiqué en el post: Aplicaciones de gestión de proyectos o bien, si sois un equipo pequeño y sin muchos recursos económicos, os abráis una cuenta de Google, os descarguéis el Google Drive y utilicéis una hoja de cálculo tan sencilla como esta: http://goo.gl/bn2jx. Os ayudará a priorizar las tareas entre todos y saber en qué debéis centraros para trabajar optimizar los recursos del equipo. Para ello:
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Las tareas que cualquier miembro del equipo vaya detectando será incorporada a la parte inferior de la hoja de cálculo «Gestión de tareas» sin asignarle ningún estado para diferenciarlas de las que ya han sido priorizadas previamente.
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Al comienzo de cada semana se realiza una reunión de los responsables del equipo y se revisan las tareas Pendientes (P) Abiertas (A) o Cerradas (C).
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Una vez comentados los avances en las tareas antiguas se procede a priorizar de nuevo todas las tareas, incluyendo las nuevas tareas que hayan podido surgir durante la semana. Cada responsable puede puntuar única y exclusivamente 5 tareas, asignándoles un valor exclusivo a cada tarea de entre 1-5 de menor a mayor importancia. El cómputo final será la media obtenida por la votación de los responsables.
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Una vez priorizadas las tareas se le asignará un responsable o responsables encargados de sacarlas adelante. Cada responsable (Fernando, Luis, Beatriz) aparecen identificados con un color determinado para facilitar su identificación
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Los responsables, a medida que vayan ejecutando las tareas cambiarán su estado de “P” (Pendiente) “A” (Abierto) o “C” (Cerrado). Cuando un hito se encuentra en estado Abierto se puede añadir un comentario para indicar justificar el hecho de que aún no se haya cerrado. Además, para facilitar la identificación, las tareas aparecerán como “P” (rojo), A (amarillo) y “C” (verdes)
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Generalmente, cada tarea estará relacionada con un documento (p.e. mediante un enlace) que figurará en la columna denominada como “Más info”.
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